|
Alles
| Laatste nieuws | Archief
Bomen zien in een bos van bedrijfsinformatie
woensdag 10 augustus 2005
Bedrijfsprocessen in kaart brengen
 Een van de werkvelden van SMS is het documenteren van bedrijfsprocessen en informatiestromen in grote organisaties. De indruk zou kunnen ontstaan dat wij alleen documentalisten zijn, dat is niet correct. Ons werkgebied is breder: we zorgen dat eindgebruikers hun werk goed kunnen (blijven) uitvoeren. De eindgebruiker moet dus iets met de aangeboden informatie kunnen doen. In dit artikel beschrijven we aan de hand van een Case bij een van onze klanten hoe wij eindgebruikers door het 'woud' aan bedrijfsinformatie leiden.
Door het bos de bomen zien...
Als metafoor gebruiken wij de boom in een bos. Veel mensen in de organisatie (bijvoorbeeld het management) zien de bedrijfsprocessen, procedures en taken als een samenhangend geheel: het 'bos'. Zij hebben geleerd een bedrijfsproces te analyseren en te splitsen in subprocessen, procedures en taken, al dan niet gekoppeld aan systemen en afdelingen. Een werknemer op de bedrijfsvloer kijkt in de meeste gevallen echter alleen naar zijn stukje: zijn 'boom'. De werknemer heeft het meest behoefte aan de informatie die voor hem van belang is, maar zou je hem een beetje willen "opvoeden" motiveer hem te kijken naar het 'bos'.
Een medewerker die bijvoorbeeld wordt getraind in het gebruik van SAP R/3 heeft er niets aan om alleen van een bepaalde transactie te weten welke velden moeten worden ingevuld. Vragen als "Wat gebeurt er met de gegevens; welke gegevens zijn vooraf nodig en worden door anderen in het systeem aangevoerd", zijn doorgaans niet de vragen waar de medewerker direct aan denkt. Tot er iets mis gaat, en dan meestal ook nog op een andere afdeling. Kijk je kritisch naar het bedrijfsproces, dan is zowel het aanleren van vaardigheden (de transactie), proceskennis (wat heeft de transactie tot gevolg) als het kunnen opzoeken van informatie om problemen op te lossen erg belangrijk. Deze drie speerpunten zouden verenigd moeten zijn in een systeem dat de gebruiker gemakkelijk kan raadplegen.
Informatiestromen
 Het leidt geen twijfel dat informatiestromen binnen een organisatie steeds omvangrijker en complexer zijn geworden. Automatisering zorgt er voor dat er steeds meer gegevens worden vastgelegd en de complexiteit zit hem vooral in het integreren (koppelen) van deze informatie. Dit zorgt ervoor dat informatie zich verplaatst door de organisatie, en dat men daardoor niet altijd weet hoe de informatie tot stand is gekomen of wat de gevolgen zijn voor een ander deel van de organisatie. Correct invoeren en inzicht hebben in de totstandkoming van gegevens is erg belangrijk. Betrouwbare uitvoering van functies en taken in een organisatie is te vangen in twee kenmerken: beschikbaarheid van informatie en procesinzicht.
Informatie onstluiten: Enterprise Process Overview System
 Om informatie binnen een gehele organisatie toegankelijk te maken hebben wij de informatie via het intranet van onze klant gepubliceerd. Het door ons ontwikkelde systeem / website kreeg de veelzeggende naam: EPOS - Enterprise Process Overview System -. Hierin zijn de volgende onderdelen opgenomen:
- De uitvoering van taken is beschreven in werkinstructies en procedurebeschrijvingen
(3)
Interne controlemaatregelen zijn aangemaakt en gevalideerd om binnen de organisatie om correct te kunnen werken
Met boekingsschema's wordt de financiële stromen inzichtelijk gemaakt (2)
Een overzichtskaart met beschrijvingen over interfaces geeft inzicht in informatiestromen
Om procesinzicht te geven en de informatie te structuren is alles in procesflows weergegeven.
De flows:
- geven inzicht waar informatie naar toe gaat of vandaan komt (1)
- maken voorwaarden/condities zichtbaar binnen processtromen (2)
- brengen werkinstructies/procedures, interne controle maatregelen en financiële boekingen per handeling samen op één overzicht (3)
- bieden een logische en efficiënte toegang tot de juiste informatie binnen een omvangrijk geheel.
In een dergelijk groot opgezet systeem is het belangrijk dat medewerkers zich kunnen focussen op het grotere geheel (het bos: de bedrijfsprocessen, relaties e.d.) maar ook snel informatie kunnen vinden over een specfieke taak (de boom: bijvoorbeeld de werkinstructie om een specifieke taak uit te voeren). Om hieraan tegemoet te komen zul je de informatie op verschillende manieren moeten ontsluiten, zeker als de informatie over bedrijven, vestigingen e.d. heen gaat. Een van de opties die wij beschikbaar hebben gemaakt is om per bedrijf processen te beschrijven om vanuit het hoofdproces (1) te kunnen doorlinken naar overzichten van subprocessen en processtappen. Aan processtappen koppelen we vervolgens financiele informatie, werkinstructies, procedures of probleemoplossers. Als je de informatie langs deze kant benadert, moet je inzicht hebben in het bedrijfsproces om bij de gewenste informatie te komen. Heb je dat niet of vindt je dat te omslachtig dan kan ook van het rol/functie of afdelings menu gebruik worden gemaakt. Bij deze wijze van ontsluiting is alle informatie (werkinstructies, procedures of probleemoplossers etc.) aan een bepaalde rol/ functie of afdeling gekoppeld.
Financiële boekingen
In het kader van EPOS worden onder andere ook de financiële procedures, werkinstructies en boekingsschema’s vastgelegd voor het vastleggen en beheren van stamgegevens en het uitvoeren van dagelijkse en periodieke activiteiten. Dit is o.a. gedaan voor de werkgebieden:
- General Ledger
- Periode End Closing
- Accounts Payable
- Accounts Receivable
- Asset management
- Product costing
- Reporting
Met name tijdens de periode afsluiting vinden controles plaats met betrekking tot de aansluiting tussen het grootboek en de subadministraties, maar ook controles m.b.t. verschillen (prijzen, voorraden, actuals versus planned etc.). Ter ondersteuning van deze controles zijn ook alle automatische boekingen die in SAP plaats vinden beschreven (welke boeking vindt wanneer plaats, waardoor wordt deze getriggerd en wat is de boekingsgang).
Voor de eindgebruiker zijn deze procedures, werkinstructies en boekingsschema’s in de EPOS website toegankelijk via proces flows, via het document (zijn gerangschikt per soort en werkgebied) en via een zoekfunctie op tekenreeksen.
Onze ervaring: kosten en baten
 Onze ervaring is dat een systeem als EPOS zeer nuttig is bij het trainen van (nieuwe) medewerkers en het borgen van kennis in de organisatie. Bij de meeste organisaties zit de kennis in de hoofden van de medewerkers en als zij vertrekken is de kennis weg. Doordat informatie sneller te vinden is neemt de productiviteit toe en uit metingen van zogenaamde Key Performance Indicatoren (KPI) bij onze klanten weten we dat dergelijke systemen ook daadwerkelijk iets opleveren.
Het gebruik van een dergelijk systeem kan echter alleen als je medewerkers er ook mee leert werken. Ter ondersteuning van het gebruik van EPOS bij onze klant krijgt iedere medewerker een korte training/instructie over het gebruik en de toegankelijkheid van deze bedrijfsinformatie.
Wat kost zo'n systeem dan? Vooral tijd. Het systeem kan bestaan uit webpagina's onderhouden met MS Frontpage, een door SMS ontwikkelde (standaard) webapplicatie of een document management systeem. Het gekozen systeem (techniek) bepaalt alleen op welke manier de informatie toegankelijk kan worden gemaakt. De tijd gaat bijvoorbeeld zitten in het onttrekken van informatie bij een hoofd-operator die al 20 jaar werkzaam is bij het bedrijf en een storing als vanzelf 'even' herstelt. Daarnaast kost het onderhouden van de informatie nogal wat tijd. De enige hulp die de techniek daarbij kan bieden is om dat dan ook zo gemakkelijk mogelijk te kunnen doen. Het toegankelijk maken (ontsluiten) en beheren van informatie en kennis is een proces op zich dat ook zelf verankerd moet worden in het bedrijfsproces om het tot een succes te maken. Dan praat je pas echt over KennisManagement en leer je medewerkers 'door de bomen het bos te zien'.
Bij verschillende klanten zijn wij de afgelopen jaren succesvol geweest met diverse modellen en tools. Indien u meer informatie wilt over onze oplossingen neemt u dan contact op met Frank Dekkers.kelen
Auteur: Paul de Vreede, Sjoerd de Vries en Kees van den Broek
Bron: SMS implementation enginieers
Terug
|
